Dlaczego warto wdrożyć system monitorowania czasu pracy dla personelu biurowego? Niby to oczywiste jednak spora ilość przedsiębiorców nawet nie pomyślała, że można łatwo usprawnić funkcjonowanie firmy.
Wydajność w firmie, w tym również w biurze firmowym lub w dziale przedsiębiorstwa wyspecjalizowanym w pracy z komputerami to obecnie klucz do odniesienia sukcesu na rynku. Podniesienie wydajności pracowników można uzyskiwać na różne sposoby, obiecując premie, profity i bonusy, a także dyscyplinując pracowników poprzez ograniczanie bezużytecznie spędzonych minut w miejscu pracy. Jeżeli komputery firmowe są wykorzystywane do innych celów aniżeli zlecone zadania, należy bezzwłocznie takie zachowania ograniczyć i najlepiej zastosować w tym celu specjalny program. Poniżej przedstawimy korzyści wynikające z zamontowania w firmie oprogramowania ActivREC do monitorowania czasu pracy dla personelu biurowego.
Monitorowanie komputerów firmowych
Program ActivREC służy do monitorowania czasu pracy komputerów pracowniczych w celu zoptymalizowania i wykorzystania do maksimum zasobów ludzkich obecnych w miejscu pracy.
Monitorowanie komputera pracownika
Monitorowanie komputerów pracowniczych, czyli należących do firmy jest zgodne z prawem i nie narusza wolności osobistej pracowników. Pozwala za to na uzyskiwanie informacji pod względem użytkowania urządzeń firmowych przez pracowników pod kątem przeglądania internetu, używania aplikacji, czy dysków wymiennych. Program ActivREC gromadzi dane, obrazując czynności wykonywane przez pracowników na komputerach, pokazuje użytkowane przez nich programy licencjonowane oraz określa czas, jaki spędzają oni na stronach www lub w aplikacjach. Program ActivREC jest przeznaczony dla kadry kierowniczej różnych szczebli, dla poprawienia organizacji pracy oraz wzmocnienia nadzoru efektywności w miejscu pracy. Dzięki programowi ActivREC przykładowy kierownik działu IT jest w stanie:
• monitorować komputery podwładnych w czasie rzeczywistym;
• przechwytywać zrzuty ekranów;
• blokować niepożądane w miejscu pracy strony www;
• uzyskiwać na bieżąco szczegółowe raportowanie czasu pracy pracowników;
• załączać oraz używać alerty bezpieczeństwa.
Podstawa działania ActivREC
Działanie ActivREC umożliwia tzw. agent, czyli aplikacja śledząca zamontowana w każdym monitorowanym komputerze albo laptopie pracowniczym. Sednem programu jest to, że aplikacja jest niewidoczna dla pracownika i nie obciąża zasobów komputera, a monitoruje na bieżąco używane programy i odwiedzane strony www, analizując tytuły aktywnych okien aplikacji, dokumentów oraz otwartych stron.
Oprócz tego aplikacja ActivREC monitoruje również użytkowanie dysków wymiennych HDD, SSD, PenDrive, co umożliwia wychwytywanie zdarzeń mogących szkodzić firmie, np. wycieki informacji i danych o niej.
W chwili przegrywania wrażliwych danych np. z komputera na PenDrive program AciveREC jest w stanie wykonać zrzut ekranu operacji, przechwytując transmisję i umożliwiając blokadę jej wykonania.
Badanie produktywności pracowników firmy
Inną funkcją programu ActivREC jest zbieranie danych o produktywności pracowników, czyli wykorzystywania przez nich komputerów do pracy, czy też do zabawy (np. układania pasjansa). Zarządzający firmą mają możliwość uzyskiwania informacji o pracownikach, którzy pracują należycie i którym należy się premia, a także o tych, którym należy się nagana.
Przy tym aplikacja umożliwia rozpoznanie pracy faktycznej od udawanej, ponieważ na bieżąco monitoruje jej postępy. Oszukanie więc programu przez włączenie np. arkusza kalkulacyjnego nie wprowadzi go w błąd, gdy nie będą widoczne na nim wykonywane kalkulacje. Aplikacja –
• rozpoznaje aplikacje bezproduktywne;
• wykrywa bezczynności i przerwy;
• tworzy reguły rozpoznawania symptomów pracy i bezczynności;
• definiuje kategorie aktywności;
• integruje wykonywane zadania z zaplanowanymi.
Zarządzanie czasem projektów oraz budżetami
Czas w racy, a szczególnie optymalnie wykorzystywany przez zatrudnionych w niej ludzi jest jednym z czynników budujących sukces oraz zamożność firmy. Wycena takiego czasu nie jest jednak łatwa, a i trzeba do tego celu zatrudnić kogoś, kto ten czas obliczy. Dlatego podczas wykonywania zleceń, gdzie czas ma niebagatelne znaczenie, warto wspomóc się oprogramowaniem ActivREC, który:
• oblicza czas potrzebny do tworzenia projektów, zadań i czynności wspomagających;
• śledzi czas poświęcony na poszczególne zadania;
• tworzy raporty z zaangażowania zespołów;
• wykorzystuje wbudowane integracje i wtyczki oraz umożliwia współdziałanie poprzez aplikację mobilną.
Działanie ActivREC
Dla pracowników jest to możliwość szybkiego wybierania w aplikacji tematu, nad którym aktualnie pracują, a za obliczenia czasu potrzebnego na konkretne zadania odpowiada program ActivREC. Pracownik jedynie wybiera pracę oraz oznacza jej zakończenie.
W wypadku pracodawcy ma on możliwość sprawnej weryfikacji powierzonych pracownikom zadań z wykonanymi, szybkie sprawdzenie raportu z monitoringu i zaakceptowania bądź odrzucenia wykonanego zadania. Przy jego sprawnym wykonaniu zaś, ma możliwość łatwej automatycznej wyceny zadania i wystawienia natychmiastowej faktury klientowi.
